Arhiviranje dokumentacije

Od meseca februara 2021. godine u Republici Srbiji se primenjuje Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti (“Sl. glasnik RS” br. 6/2020). Navedeni zakon propisuje niz obaveza za privredne subjekte. Na najvažnija pitanja o obavezama, subjektima koji su dužni da ih izvrše, rokovima, kao i predviđenim kaznama dajemo odgovore u nastavku teksta.

Prema Zakonu koje su obaveze privrednih subjekata?

Privredni subjekti, kao stvaraoci i imaoci arhivske građe i dokumentarnog materijala, su dužni da savesno čuvaju u sređenom i bezbednom stanju dokumentaciju u obliku u kojem je nastala. Takođe, između ostalog, dužni su da:

  • obezbede odgovarajući prostor i opremu za smeštaj i zaštitu dokumentacije;
  • odrede odgovorno stručno lice za zaštitu i postupanje sa dokumentacijom;
  • evidentiraju, označavaju, klasifikuju, datiraju i arhiviraju dokumentaciju;
  • predaju arhivsku građu nadležnom arhivu pod uslovima i u rokovima predviđenim Zakonom;
  • osiguraju trajno čuvanje arhivske građe u elektronskom obliku, njeno održavanje, migriranje, odnosno prebacivanje na nove nosače u propisanim formatima do predaje arhivske građe u elektronskom obliku nadležnom javnom arhivu;
  • vode arhivsku knjigu na propisanom obrascu;
  • dostave nadležnom arhivu prepis arhivske knjige za prethodnu godinu najkasnije do 30. aprila tekuće godine za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini;
  • pribave mišljenje nadležnog arhiva pre preduzimanja mera koje se odnose na dokumentaciju (statusne promene, fizičko preseljenje, adaptacija prostorija, otvaranje stečaja ili likvidacije, mikrofilmovanje, digitalizacija i dr.);
  • odabiraju arhivsku građu i izdvajaju radi uništenja bezvredan dokumentarni materijal kojem je istekao rok čuvanja, godinu dana od dana isteka utvrđenog roka;
  • obaveste nadležni javni arhiv o svom osnivanju, kao i o svim promenama koje su od značaja za arhivsku građu (promena statusa i/ili naziva, organizacione promene, promene adrese, otvaranje postupka likvidacije ili stečaja) najkasnije u roku od 30 dana od dana njihovog nastanka.
Arhiviranje dokumentacije

Koja pravna akata privredni subjekti moraju doneti?

Prema Zakonu privredni subjekti moraju da poseduju sledeću dokumentaciju:

  • opšti akt o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala;
  • listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja;
  • opšti akt o načinu evidentiranja, zaštite i korišćenja elektronskih dokumenata;

Koji je rok u kome privredni subjekti moraju dostaviti nadležnom arhivu prepis arhivske knjige i svu obavezujuću dokumentaciju predviđenu Zakonom?

Privredni subjekti navedenu obavezu treba da izvrše do 30. aprila 2023. godine.

Da li preduzetnici imaju gore navedene obaveze?

Preduzetnici su u obavezi samo da savesno čuvaju u sređenom i bezbednom stanju dokumentaciju u obliku u kojem je nastala, dok drugi privredni subjekti imaju sve gore navedene obaveze.

Koje su kazne propisane Zakonom ukoliko pravni subjekti ne ispoštuju obaveze?

Ukoliko Vam je potrebna pomoć oko izvršenja navedenih obaveza, naš tim će stručno izvršiti sve obaveze u Vaše ime, sačiniti neophodnu dokumentaciju i predati je nadležnom arhivu. Za dodatne informacije slobodno nam se obratite putem telefona: 064/9311025 ili putem maila: office@fincon.rs

Trosak reprezentacije reklame i propagande
Trošak reprezentacije, reklame i propagande

Trošak reprezentacije, reklame i propagande U poslovanju, troškovi su neizbežni. Međutim, neki troškovi zahtevaju posebno razmatranje kako bi se pravilno knjižili i obračunavali. Dve ključne

Agencija za privredne resurse
Agencija za privredne resurse

Agencija za privredne resurse Počevši od 2. aprila 2024. godine, Agencija za privredne registre primenjivaće novi pristup registraciji promena u kapitalu, što će biti od

Šifra delatnosti
Šifra delatnosti

Šifra delatnosti Kada započnete proces osnivanje firme, bilo da je u pitanju preduzetnik ili privredno društvo, jedna od ključnih obaveza jeste registracija delatnosti. U ovom